La reubicación de oficinas no es una hazaña fácil, de hecho, para las empresas de cualquier tamaño, puede convertirse en un proyecto importante, que requiere mucha preparación. El proceso es complicado, lleva mucho tiempo y, en muchos casos, es costoso, lo que significa que, si no se planifica bien, puede tener repercusiones negativas para la empresa.

Si está a punto de trasladar su empresa, lea nuestra práctica guía sobre cómo trasladar oficinas de la manera más eficiente posible.

Planifique con antelación

 

Si conoce la fecha de traslado de su oficina y tiene varios meses o semanas para prepararse, es aconsejable que empiece a hacerlo lo antes posible. La planificación anticipada es esencial para que el traslado se lleve a cabo sin problemas y para que su empresa pueda volver a funcionar con un mínimo de tiempo de inactividad.

En primer lugar, es necesario informar a todo el personal, proveedores, clientes y proveedores de servicios sobre el traslado. No se sorprenda si recibe algún tipo de compensación, especialmente si se va a trasladar a un lugar más lejano. Sin embargo, las preocupaciones pueden reducirse al mínimo exponiendo los beneficios del traslado, explicando que el proceso será eficiente y por lo tanto el trabajo no se verá comprometido, y también manteniendo a todo el mundo informado de principio a fin.

Nombrar un director de proyecto

 

Nombrar a un miembro dedicado del equipo para que actúe como «director del proyecto» para el traslado, es un gran lugar para empezar. Esta persona será responsable de hacerse cargo del proceso, incluyendo la confirmación de la fecha oficial de la mudanza, la organización de los artículos, la creación de un plano, la contratación de una empresa especializada en mudanzas de oficinas y otras tareas clave.

Lo ideal sería que el director del proyecto de mudanza creara un calendario con fechas y acciones clave, asegurándose de que el proyecto se mantenga en marcha y que se respeten las fechas, las horas y los requisitos presupuestarios.

Consultar con el departamento de informática

 

Uno de los mayores dolores de cabeza que conlleva el traslado a una nueva oficina es tener que transferir tus ordenadores, líneas de teléfono, servidores y Wi-Fi junto contigo. Esta es una tarea que no puede ser subcontratada a su experto en mudanzas y también puede tomar varios meses para resolverla, por lo que es muy recomendable consultar con su departamento de TI y su proveedor de telecomunicaciones lo antes posible.

Seguramente no habría nada peor para los negocios que no tener conexión a Internet durante su primera semana en su nuevo local!

Decida qué dejar de lado

 

Si has estado en tu oficina actual durante muchos años, es fácil adquirir un montón de basura. Empieza a hacer una «limpieza de primavera» varias semanas antes de la mudanza, creando un inventario de la oficina, mientras te deshaces de los objetos no deseados que no necesitas trasladar a tu nuevo espacio. Esta tarea te ayudará a clasificar y empaquetar cajas con precisión y a tiempo. Una buena regla general es que si nadie en la oficina ha usado un artículo en los últimos seis meses, ¡probablemente sea el momento de deshacerse de él!

Si contrata una empresa de mudanzas (lo cual se recomienda encarecidamente), deberá darle instrucciones claras sobre dónde se colocarán sus muebles y otros equipos de oficina, especialmente si se va a trasladar a un lugar de trabajo más grande en varios pisos. Una mudanza es simplemente más fácil con menos trastos y una idea clara de lo que va a ir donde.

Contrate a un proveedor de mudanzas de oficinas

 

A menos que trabajes en una oficina muy pequeña sin apenas muebles ni equipos eléctricos, será prácticamente imposible manejar un traslado de negocios sin ayuda profesional. Por ello, es vital contratar a un proveedor de mudanzas de oficinas que sea capaz de asumir su trabajo de reubicación.

Lo mejor es investigar y obtener presupuestos de ciertos proveedores, ya que los precios y los servicios ofrecidos pueden variar mucho entre las empresas de mudanzas. Por ejemplo, algunos proveedores pueden no tener los recursos o la mano de obra necesarios para encargarse de una gran mudanza de oficina, mientras que otros estarán bien versados en la reubicación de grandes empresas.

No deje de preguntar por las recomendaciones y compruebe si existen críticas en línea de empresas de tamaño similar a la suya que hayan tenido éxito en el traslado con su posible proveedor. Además, compruebe siempre que la empresa que contrate para llevar a cabo su traslado comercial esté debidamente autorizada y asegurada.

Etiquete sus cajas diligentemente

 

Si alguna vez te has mudado de casa, sabrás lo importante que es mantener las cosas lo más ordenadas posibles. Etiquetar las cajas puede parecer una tarea mundana, pero cuando finalmente entre en su brillante nueva oficina, estará increíblemente agradecido por el esfuerzo que ha hecho. Poner en marcha el negocio lo antes posible será mucho más fácil cuando pueda distinguir rápidamente entre el papel de la impresora y los archivos, sin tener que rebuscar entre cientos de cajas para hacerlo.

Si simplemente no tiene tiempo, puede solicitar ayuda invirtiendo en servicios profesionales de embalaje, que muchos proveedores de mudanzas ofrecen como un servicio adicional para ayudar a las empresas a trasladar sus oficinas.

Aproveche el almacenamiento de las empresas

 

Si se va a trasladar a lo largo de varios días o semanas, podría ser útil hacer uso de una unidad de almacenamiento comercial. Estos espacios de almacenamiento temporal están limpios, secos y seguros, permitiendo a las empresas mantener sus documentos, muebles y equipos de oficina seguros hasta que estén listos para ser trasladados a la nueva oficina.